Poradnik sprzedaży dla niewielkiej agencji marketingowej, SEO lub SEM

Zanim zatrudnisz pierwszego handlowca lub przydzielisz sprzedaż któremuś z SEO-wców, zastanów się: skąd trafiają do was klienci, kim są decydenci i jak przebiega ich decyzja zakupowa. W kilkuosobowej agencji SEO/SEM przychody buduje się na dwóch filarach: projekty jednorazowe (audyty, migracje, rebuildy) i przychody rekurencyjne (retainery miesięczne). W tym artykule pokażemy Ci jak podejść do sprzedaży skutecznie.

Przykładowa mapa kwartalnych przychodów

Na początek zobacz jak wygląda przykładowa mapa kwartalnych przychodów w branży marketingu internetowego. Oczywiście, każda firma jest inna, ale trendy rynkowe to coś niezaprzeczalnego. Sami na nich zresztą często pracujemy, budując strategie dla klientów, więc nie ma sensu negować ich istnienia.

• Q1 (styczeń–marzec): Najczęściej dochodzi do „zimowego przestoju” po świętach – budżety marketingowe dopiero ruszają. Skoncentruj się na zamykaniu szybkich audytów i onboardingu retainerów zdobytych pod koniec Q4. Cel: 30–40% rocznego przychodu z projektów jednorazowych, reszta z odnowień.
• Q2 (kwiecień–czerwiec): Wzrost zamówień na kampanie SEM, audyty techniczne SEO przed sezonem wakacyjnym (e-commerce). Okres na pozyskiwanie nowych retainerów – klienci szukają wsparcia przed szczytem sprzedażowym. Cel: 25–30% rocznego przychodu, mocny nacisk na rekurencję.
• Q3 (lipiec–wrzesień): Realizacja kampanii szczytowych (Back to School, przygotowania do Q4 w e-commerce). Retainery w pełni działają – dobre źródło cashflow. Nowi klienci pytają o „pakiety na sezon”. Cel: 20–25% przychodów, stabilizacja operacyjna.
• Q4 (październik–grudzień): Peak season – kampanie Black Friday, świąteczne, audyty przed rokiem podatkowym. Najintensywniejszy kwartał, wysokie budżety AdWords/META. Jednocześnie trzeba zabezpieczyć odnowienia na Q1. Cel: 25–30% przychodów, budowanie backlogu na nowy rok.

Kluczowe założenie: przychody rekurencyjne (retainery) powinny pokrywać minimum 60% kosztów stałych (pensje, biuro, narzędzia). Projekty jednorazowe to „nadwyżka” – jeśli któryś miesiąc jest słabszy, retainery zabezpieczają cashflow.

Oferty i pakiety: Start / Boost / Retainer

Klienci z małymi budżetami pytają przede wszystkim: „Co ja z tego będę miał?”. Zamiast rzucać cennikiem, przygotuj trzy jasne poziomy współpracy – od wejściowego audytu po długoterminową obsługę.

Pakiet START (audyt + quick wins)

Dla kogo: firmy bez dotychczasowego SEO/SEM, które chcą „sprawdzić, czy to ma sens”.
Zakres: Audyt techniczny (Screaming Frog + Analytics), analiza konkurencji w SERPach, lista 5–10 szybkich poprawek (meta tagi, Core Web Vitals, struktura URL-i). Opcjonalnie: analiza kampanii Google Ads (QS, struktura kont, negative keywords).
Czas: 2–4 tygodnie robocze.
Rozliczenie: Stała kwota (np. 3500–6000 zł netto) płatna z góry lub 50% na start, 50% po dostawie raportu. Minimum wartości: jeśli klient ma budżet poniżej 3000 zł, zaproponuj checklistę DIY zamiast pełnego audytu – to oszczędza waszych zasobów i buduje dobre relacje.

Pakiet BOOST (abonament godzinowy)

Dla kogo: startupy i małe e-commerce, które potrzebują elastycznej pomocy, ale nie chcą się wiązać retainerem.
Zakres: Miesięczny pakiet 10–20 h roboczych do wykorzystania na mix działań: optymalizacja treści, linkbuilding (outreach), setup konwersji GA4/GTM, moderowanie kampanii PPC. Klient zgłasza zadania, agencja realizuje w ramach limitu.
Czas: Odnawialny co miesiąc, bez wiązania.
Rozliczenie: Stała opłata miesięczna (np. 4000–8000 zł netto za 10–20 h). Nadgodziny rozliczane osobno lub rolowane na kolejny miesiąc. Płatność z góry (do 5. dnia miesiąca). Minimum wartości: pakiet poniżej 10 h to administracyjny overhead – lepiej odwołać rozmowę i skierować klienta do freelancera.

Pakiet RETAINER (długoterminowa obsługa SEO/SEM)

Dla kogo: firmy, które traktują organiczny ruch / kampanie płatne jako główne źródło leadów i chcą ciągłego wsparcia.
Zakres: Pełna strategia SEO (content plan, linkbuilding, technical SEO) lub obsługa kampanii SEM (Google Ads, META Ads – optymalizacja, A/B testy, raportowanie). Dostęp do dedykowanego specjalisty + miesięczne call’e + Dashboard.
Czas: Minimum 6 miesięcy, optymalna umowa: 12 miesięcy z opcją wcześniejszego wyjścia po 6 miesiącach (przy 30-dniowym wypowiedzeniu).
Rozliczenie: Miesięczna opłata (np. 8000–20 000 zł netto w zależności od zakresu i wielkości budżetu reklamowego). Płatność do 14. dnia miesiąca poprzedzającego. Dla długich umów: rozważ progress payments za konkretne milestone’y (np. +15% organicznego trafficu w Q2 = bonus 10%).

Zasady płatności i „minimum wartości”:

• Płatności z góry dla nowych klientów (zaufanie buduje się przez pierwsze 3 miesiące).
• Jeśli klient ma cashflow problem: zaproponuj ratalny plan (np. 3 raty co 2 tygodnie), ale dokumentuj to aneksem.
• Klienci z budżetem poniżej 3000 zł/mies. SEO lub poniżej 5000 zł AdSpend w SEM: kieruj do materiałów self-service (e-book, webinar DIY) lub freelancerów z networkingu. To oszczędza wasze zasoby i chroni rentowność.

Twoja maszyna do leadów

93% procesów zakupowych w B2B zaczyna się od wyszukiwania online – więc pierwszym źródłem leadów dla agencji SEO/SEM musi być… własne SEO. Poniżej ranking kanałów z priorytetami.

PRIORYTET 1: Content marketing + SEO
To wasza główna wizytówka. Jeśli agencja SEO nie ma zoptymalizowanej strony, klient myśli: „Szewc bez butów chodzi?”.

• Mikro-taktyki:
  • Publikuj case studies z wynikami („Jak zwiększyliśmy ruch organiczny o 140% dla X”) – używaj screenshotów z GSC/Analytics.
  • Poradniki branżowe pod long-tail („audyt SEO krok po kroku”, „jak obniżyć CPC w Google Ads”).
  • Checklista do pobrania: „20 punktów audytu technicznego SEO” wymaga e-maila z automatycznym follow-upe mailingowym.
• Rytm: Minimum 1 artykuł tygodniowo (rotacja w zespole), 1 case study miesięcznie.
• Odpowiedzialność: Content manager lub senior SEO specialist + grafik na infografiki (Canva).

PRIORYTET 2: Social selling – LinkedIn
W B2B LinkedIn to złoto. CEO/założyciel + key account manager powinni być tam aktywni.

• Mikro-taktyki:
  • Zasada „90-9-1″: 90% czasu konsumuj content (lajkuj, komentuj posty klientów/partnerów), 9% udostępniaj z własnym komentarzem, 1% twórz własne posty.
  • Krótkie filmy (1–2 min) wyjaśniające: „3 błędy w kampaniach Google Ads, które palą budżet” → publikuj na LinkedIn + YouTube.
  • Angażuj się w grupy branżowe (e-commerce, SaaS, B2B marketing) – odpowiadaj na pytania, nie spamuj ofertami.
  • Zbieraj rekomendacje od klientów (LinkedIn Recommendations) – social proof w B2B jest bezcenny.
• Rytm: 2–3 posty tygodniowo, 5–10 spersonalizowanych InMaili tygodniowo.
• Odpowiedzialność: CEO/founder + marketing manager (content support).

PRIORYTET 3: Polecenia i partnerstwa
Zadowoleni klienci to najtańsze źródło nowych leadów.

• Mikro-taktyki:
  • Program poleceń: „Za każdego nowego klienta z polecenia: 10% zniżki na kolejny miesiąc retainera lub 500 zł premii”.
  • Partnerstwa komplementarne: graficy, web developerzy, agencje social media → wspólne pakiety („Redesign strony + SEO onboarding”).
  • Wspólne webinary z partnerami: np. „E-commerce: Design + SEO + Płatności – kompleksowy setup”.
• Rytm: Kwartalny mailout do bazy klientów z prośbą o rekomendacje, 1 wspólny webinar na kwartał.
• Odpowiedzialność: Business development manager (lub CEO w małym zespole) + marketing na organizację webinarów.

Rozmowa doradcza zamiast „domykania”

Klienci B2B nie znoszą nachalnych sprzedawców. Wasza przewaga jako agencji SEO/SEM to ekspertyza – pokażcie ją już w pierwszej rozmowie.Zamiast od razu podawać cennik, zadawaj pytania z modelu PPTC (Problem, Efekt, Termin, Czynnik decyzyjny):

1. Problem: „Jaki konkretnie problem chcielibyście rozwiązać?” / „Co w obecnej strategii SEO/SEM nie działa?”
2. Efekt: „Jaki efekt byłby dla was sukcesem? (np. +30% organicznego trafficu, obniżenie CPC o 20%)”
3. Termin: „Kiedy potrzebujecie pierwszych rezultatów?” / „Czy macie deadline biznesowy (np. peak season w Q4)?”
4. Czynnik decyzyjny: „Jakie dodatkowe informacje potrzebujecie, by podjąć decyzję?” / „Kto jeszcze musi zaakceptować ofertę?”

Te pytania stawiają klienta w centrum rozmowy – mówiąc „To coś, co by mi pomogło”, słyszysz słowa, które zwykły handlowiec rzadko usłyszy. Każda odpowiedź to informacja do CRM i podstawa do personalizacji oferty. Prawdziwa pilność zakupowa bierze się z problemów klienta (np. „Spadamy w SERP-ach i tracimy 15% ruchu miesięcznie”), nie z waszych promocji.

Stack narzędzi i automatyzacje „na start”

Jeśli czegoś nie ma w CRM, to tego nie ma w firmie. Małe agencje często tracą leady przez brak systematyzacji – klient dzwoni, dostaje szybką ofertę, ale nikt nie robi follow-up po tygodniu. Stack narzędzi rozwiązuje ten problem.

Podstawą jest lekki i intuicyjny CRM, których na rynku całkiem sporo. Możecie sięgnąć po darmowe wersje popularnych rozwiązań. HubSpot w darmowej wersji ma lejek sprzedaży, moduł śledzenia kontaktów i integrację z Gmailem, więc spokojnie wystarczy na start. Pipedrive też może być dobrym rozwiązaniem – ma prosty interfejs i sprawdza się w małych zespołach, a jego koszt to około 15 dolarów miesięcznie za użytkownika. Jeżeli natomiast macie w zespole sprzedażowym maksymalnie trzy osoby, możecie wybrać Zoho CRM, który do trzech użytkowników jest całkowicie darmowy.

Niezależnie od wyboru, musicie ustawić w systemie podstawowe elementy procesu. Po pierwsze: statusy leadów, które powinny płynnie przeprowadzać kontakt przez cały lejek – od statusu „Nowy”, przez „Kwalifikowany (SQL)”, „Oferta wysłana”, „Negocjacje”, aż do „Wygrana” lub „Przegrana”. Po drugie: przypomnienia automatyczne, które będą was szturchać w kluczowych momentach.

Kolejnym krokiem są integracje z narzędziami mailingowymi, kalendarzem i formularzami. MailChimp w darmowej wersji obsługuje do 500 kontaktów i pozwala skonfigurować proste automaty. Do umawiania spotkań idealnie sprawdza się Calendly lub Cal.com – wrzucacie link do kalendarza w stopkę maila i klient sam wybiera termin demo call, bez mailowego ping-ponga. Jeśli chodzi o formularze, to Typeform oferuje ładny UX i wbudowane quizy, ale Google Forms też się sprawdzi, zwłaszcza że darmowo integruje się z Sheets i CRM przez Zapier.

A skoro już o tym mowa, to automaty follow-up to kolejny poziom oszczędzania czasu. Zapier lub Make (dawniej Integromat) to narzędzia, które połączą wam różne systemy w jeden przepływ pracy. Slack z integracjami może was powiadamiać o nowych leadach w czasie rzeczywistym – dostajecie notyfikację „Lead z LinkedIn: Jan Kowalski, firma X – sprawdź CRM” i natychmiast wiecie, że ktoś wykazał zainteresowanie.

Do contentu, strony internetowej i analityki potrzebujecie minimalnego zestawu narzędzi, które nie zrujnują budżetu. WordPress jako darmowy CMS to solidna podstawa pod stronę firmową i bloga. Screaming Frog w darmowej wersji pozwala przeskanować do 500 URLi, co wystarczy do audytów technicznych SEO dla większości małych i średnich stron. Google Analytics 4 razem z Google Search Console to must-have – oba darmowe, pozwalają mierzyć ruch, konwersje i monitorować słowa kluczowe.

Canva w wersji darmowej daje dostęp do setek szablonów postów, infografik i prezentacji, co przyspiesza produkcję contentu wizualnego. Buffer z darmowym planem umożliwia planowanie postów na LinkedIna, Facebooka i Instagrama, więc nie musicie pamiętać o publikacji o konkretnej godzinie.

Cała konfiguracja zajmuje około jednego dnia pracy i kosztuje w granicach 200 złotych miesięcznie na płatne plany, jeśli nie wystarczą wam darmowe wersje. To inwestycja, która zwraca się już po pierwszym zaoszczędzonym leadzie.

KPI i hybrydowy rytm pracy

„Nie można poprawić tego, czego się nie mierzy.” W pięcio- czy dziesięcioosobowej agencji łatwo wpaść w chaos – jeden obsługuje kampanie, drugi pisze content, trzeci „czasem dzwoni do klienta”. Hybrydowy rytm pracy, gdzie wszyscy trochę sprzedają, ale role są jasno przypisane, plus systematyczne KPI – to recepta na skalowanie bez chaosu.

Zacznijcie od zdefiniowania podstawowych metryk sprzedażowych, żeby wszyscy w zespole mówili tym samym językiem. Lead to każdy kontakt, który wypełnił formularz, zadzwonił lub napisał na LinkedIn. SQL, czyli Sales Qualified Lead, to lead po pierwszej rozmowie, który ma budżet, realną potrzebę i konkretny timeline – innymi słowy, odpowiedział na pytania z modelu PPTC. Ofertowanie to moment, w którym wysyłacie propozycję, czy to ośmioslajdowy deck, czy PDF z wyceną. Wygrane to podpisana umowa albo przelew zaliczki – dopiero wtedy lead przechodzi do realizacji.

Czas cyklu sprzedaży to średni okres od pierwszego kontaktu do podpisania umowy. W agencjach SEO i SEM zazwyczaj mieści się w przedziale od czternastu do czterdziestu pięciu dni, zależnie od pakietu – Start zamyka się szybciej, Retainer wymaga więcej rozmów i decyzji po stronie klienta.

Źródła leadów to kolejny element, który musicie śledzić skrupulatnie w CRM. Każdy lead powinien mieć pole „Źródło”, w którym zapiszecie, skąd się wziął. Może to być organiczny ruch z bloga SEO, LinkedIn przez InMail lub komentarz pod postem, polecenie od konkretnej osoby, lead magnet w postaci e-booka czy cold e-mail z określonej kampanii. Co miesiąc analizujcie, które źródło daje najwyższy conversion rate z SQL do Wygranych i jednocześnie najniższy koszt pozyskania klienta. Jeśli okaże się, że LinkedIn generuje dwa razy więcej wygranych niż cold e-mail przy podobnym nakładzie czasu, to oczywiste jest, gdzie powinniście skalować działania.

Tygodniowy przegląd pipeline’u to absolutna podstawa. Zarezerwujcie sobie trzydzieści minut w każdy piątek o dziesiątej rano i zbierzcie się na krótkim call’u – najlepiej cały zespół albo przynajmniej CEO, BD manager, senior SEO czy SEM.

Agenda jest prosta i składa się z trzech punktów. Pierwszy to pipeline review – przejdźcie przez CRM i sprawdźcie, ile leadów macie na każdym etapie. Które oferty „wiszą” w systemie ponad dwa tygodnie i dlaczego klient nie podejmuje decyzji? Drugi punkt to wnioski – co w tym tygodniu działało, a co nie. Trzeci punkt to wybór jednej lub dwóch mikro-taktyk do przetestowania w kolejnym tygodniu.

Regularność jest ważniejsza od perfekcjonizmu. Nawet jeśli początkowe dane wydają się słabe, po czterech tygodniach zobaczą wyraźny trend – i to wystarczy, żeby podejmować lepsze decyzje.

Podsumowanie

Sprzedaż w 5–10-osobowej agencji SEO/SEM to nie sztuka czarnej magii – to powtarzalny proces oparty o jasne pakiety, doradczy styl rozmowy i systematyczne pozyskiwanie leadów. Kluczowe zasady:

1. Buduj retainery – to fundament stabilnych przychodów. Projekty jednorazowe to dodatek, nie główne źródło.
2. Content + LinkedIn to priorytety – wasza ekspertyza musi być widoczna online. Jeśli agencja SEO ma słabą stronę, klient myśli: „Skąd mam wiedzieć, że mi pomożecie?”.
3. Rozmowa doradcza, nie pitch – zadawaj pytania (PPTC), buduj zaufanie, pokazuj case studies. Klient nie kupuje usługi, kupuje rozwiązanie problemu.
4. CRM i automatyzacje od dnia 1 – bez tego gubicie leady i marnujecie czas na przypominanie sobie, „kto miał oddzwonić”.
5. Mierz i optymalizuj co tydzień – lead → SQL → wygrane. Czas cyklu. Źródła. Bez danych lecisz w ciemno.

Nie potrzebujecie wielkich budżetów ani działu handlowego – potrzebujecie systematyczności i gotowości do eksperymentowania (nowy lead magnet, webinar, partnership). Po 90 dniach macie solidny fundament, z którego zbudujecie skalowalne przychody w kolejnych kwartałach.

tm, Zdjęcie z Pexels (autor: fauxels)