Przepisy prawne
Podstawowym aktem prawnym w przedmiotowym zakresie jest : ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681; zwanej dalej „ustawa o NIP”). Precyzuje ona zasady ewidencji podatników, płatników podatków, a także płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne. Jednocześnie reguluje zasady i tryb nadawania numerów identyfikacji podatkowej oraz zasady posługiwania się tymi numerami. Ustawa o NIP weszła w życie 1 stycznia 1996 r.
Obok tego podstawowego aktu prawnego kwestie związane z obowiązkiem ewidencyjnym w zakresie NIP określone zostały również w:
· rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2003 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych (Dz. U. nr 202, poz. 1959),
· rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie trybu składania zgłoszeń identyfikacyjnych oraz aktualizacyjnych przez podatników podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości (Dz. U. nr 111, poz. 1291).
Dla kogo NIP
Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, osoby prawne, jak również jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami. Ponadto obowiązkowi temu podlegają inne podmioty będące podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków. Dotyczy to zarówno podatków stanowiących dochód budżetu państwa, jak i dochód samorządów. Dodatkowo wśród podmiotów objętych obowiązkiem ewidencyjnym znajdują się także płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne.
Ciążący na poszczególnych podmiotach obowiązek ewidencyjny konkretyzuje się przez uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Numery te nie tylko nie mogą się powtarzać, ale nie mogą również posiadać ukrytego lub jawnego charakteru określającego cechy podmiotu, któremu nadano taki numer.
Warto zaznaczyć, że wśród podmiotów zobowiązanych do uzyskania NIP znajdować się mogą zarówno jednostki budżetowe, zakłady (oddziały) osób prawnych, jak i jednostki nie posiadające osobowości prawnej. Obowiązek ewidencyjny nie zależy od statusu organizacyjno-prawnego, jaki zachowuje konkretny podmiot, w szczególności od tego, czy (poza osobami fizycznymi) funkcjonuje on jako osoba prawna czy jako jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej. Zasadnicze znaczenie ma tutaj zachowywanie statusu niezależnego podatnika co najmniej jednego z obowiązujących podatków.
Obowiązek zgłoszenia identyfikacyjnego dotyczy również osób, które będąc podatnikami, korzystają ze zwolnienia od podatku. Jak wyjaśnił Minister Finansów w piśmie z 27 maja 1996 r. (nr ON-7-0353-34-ME/96), dotyczy to zarówno zwolnienia podmiotowego, jak i przedmiotowego. Dlatego też np. jednostki budżetowe, mimo zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych, zachowują status podatnika w rozumieniu przepisów o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Spoczywa na nich zatem obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego.
Właściwość naczelników urzędów skarbowych w sprawach NIP
Nadanie numeru identyfikacji podatkowej następuje w drodze decyzji administracyjnej, wydawanej przez naczelnika urzędu skarbowego, który prowadzi również ewidencję podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych.
Właściwość precyzuje art. 4 ustawy o NIP. Dlatego też:
· dla podatników podatku od towarów i usług, nie korzystających ze zwolnienia od tego podatku, organem właściwym w zakresie NIP jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług,
· dla jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, właściwym w zakresie NIP jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności,
· dla podatników będących podatnikami podatku dochodowego organem właściwym w sprawach NIP nadal jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,
· dla pozostałych podatników, nie będących podatnikami podatku dochodowego, organem właściwym w sprawie NIP pozostaje naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika. Jeżeli jednak podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce, to organem tym jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
· dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, nie będących jednocześnie podatnikami, jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika. Zaś w pozostałych przypadkach właściwym urzędem jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (zob. art. 4 ustawy o NIP).
Postępowanie w sprawie nadania NIP
Postępowanie w sprawie nadania NIP jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ), jednakże w sprawach o stwierdzenie nieważności decyzji o nadaniu NIP nie stosuje się ograniczenia wynikającego z art. 249 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym organ podatkowy może odmówić wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej, jeżeli żądanie zostało wniesione po upływie roku od jej doręczenia. Dotyczy to również wszczętych z urzędu postępowań w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej (zob. art. 3 ust. 1a ustawy o NIP).
W sprawach dotyczących nadania NIP nie stosuje się również art. 338 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym organ podatkowy umarza wszczęte z urzędu postępowania w sprawie uchylenia, zmiany lub stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznych, jeżeli decyzje te zostały wydane przed 1 stycznia 1997 r., chyba że strona wniesie o dalsze rozpoznanie sprawy. W takiej sytuacji umorzone postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji o nadaniu NIP wznawiane jest z urzędu (zob. art. 3 ust. 1 b ustawy o NIP).
Stwierdzenie nieważności decyzji obecnie nie ma ograniczenia czasowego, zatem organy podatkowe uprawnione są do stwierdzania nieważności decyzji w sprawie o nadanie NIP w każdym czasie. Wcześniej było to możliwe w okresie 7 lat liczonych od dnia doręczenia decyzji. Orzecznictwo w tych sprawach prowadzą właściwi dyrektorzy izb skarbowych.
Zgłoszenie identyfikacyjne
Zgodnie z przyjętą zasadą podatnicy dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego samodzielnie lub za pośrednictwem płatnika. Złożenie takiego wniosku wszczyna postępowanie w sprawie nadania NIP, które kończy się stosowną decyzją urzędu skarbowego.
Zgłoszenie identyfikacyjne składa się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków. Bez znaczenia dla tego obowiązku pozostaje również forma opodatkowania, jakiemu oni podlegają. Dlatego do zgłoszenia identyfikacyjnego zobowiązani są zarówno podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, opłacających ten podatek według zasad ogólnych, w formie ryczałtu ewidencjonowanego, jak również w formie karty podatkowej. Obowiązek ten ciąży także na podatnikach podatku rolnego i leśnego. Bez znaczenia dla tego obowiązku pozostaje także rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczba prowadzonych przedsiębiorstw (art. 5 ust. 1 ustawy o NIP).
Osoby fizyczne, składając zgłoszenie identyfikacyjne, zobowiązane są do zamieszczenia w nim swojego nazwiska, imion, imion rodziców, daty i miejsca urodzenia, określenia płci, nazwiska rodowego, obywatelstwa lub obywatelstw, adresu miejsca zamieszkania, adresu miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaju i numeru dowodu tożsamości oraz numeru ewidencyjnego PESEL (zob. art. 5 ust. 2 ustawy o NIP).
Nieco inaczej wygląda zgłoszenie identyfikacyjne podatników nie będących osobami fizycznymi.
Otóż podmioty te umieszczają w tych zgłoszeniach w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych (zob. art. 5 ust. 3 ustawy o NIP).
Zakłady (oddziały) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami zobowiązane są również do umieszczania w zgłoszeniu identyfikacyjnym takich danych jak NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej. Warto podkreślić, że ustawodawca nie doprecyzował ilości informacji, które wymagane będą przez urzędy skarbowe przyjmujące tego typu zgłoszenia. Dlatego też zakres informacji wymaganych przez poszczególne urzędy skarbowe doprecyzuje praktyka lub nowy wzór zgłoszenia rejestracyjnego (zob. art. 5 ust. 3 pkt 1 ustawy o NIP).
Spółki cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe czy komandytowo-akcyjne w zgłoszeniu identyfikacyjnym zobowiązane są do dodatkowego podawania danych dotyczących wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom (art. 5 ust. 3 pkt 2 ustawy o NIP).
Zgłoszenia identyfikacyjnego podatkowych grup kapitałowych, podmioty te zobowiązane są do podawania w zgłoszeniu danych dotyczących spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadanych tym spółkom. (zob. art. 5 ust. 3 pkt 3 ustawy o NIP).
Należy też pamiętać, iż w przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego (a później również i aktualizacyjnego) przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia takiego dołącza się uwierzytelnioną lub poświadczoną kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. Natomiast w przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszeń w zakresie NIP, dołącza się oryginał takiego pełnomocnictwa.
Informacje od przedsiębiorcy
Niezależnie od danych, które umieszczane są w zgłoszeniach identyfikacyjnych przez poszczególnych podatników, jeżeli tylko prowadzą oni działalność gospodarczą, to dodatkowo zgłoszenia te uwzględniać muszą informacje dotyczące prowadzonych przez te podmioty przedsiębiorstw.
Otóż podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zgodnie z art. 5 ust. 4b ustawy o NIP, dołączają również do zgłoszenia identyfikacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. W szczególności dotyczy to następujących dokumentów:
· odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego,
· umowy spółki,
· dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba,
· zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, z zastrzeżeniem art. 5a ust. 2 ustawy o NIP, który nakłada obowiązek zaktualizowania zgłoszenia zgodnie z art. 9 ustawy o NIP, w przypadku dokonania zgłoszenia, o którym mowa w art. 5a ust 1 ustawy o NIP, tj. możliwości dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego jednocześnie z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców lu zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
Należy podkreślić, że katalog informacji uwierzytelnionych lub urzędowo poświadczonych, które będą wymagane od przedsiębiorców, nie został zamknięty. Dlatego też właściwy w sprawie naczelnik urzędu skarbowego może żądać dodatkowych informacji od przedsiębiorców składających zgłoszenia identyfikacyjne.
Kiedy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne
Terminy złożenia w urzędzie skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego uzależnione zostały od rodzaju płaconego przez podatnika podatku. Jednocześnie jeżeli podlegają oni kilku podatkom, w związku z czym powstają różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, to podatnik, płatnik podatku oraz płatnik składek ubezpieczeniowych dokonują zgłoszenia jeden raz, w terminie najwcześniejszym (zob. art. 7 ustawy o NIP).
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych
Osoby fizyczne samodzielnie obliczające zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych lub samodzielnie opłacające go w formach zryczałtowanych dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy o NIP, deklaracji dotyczącej tej zaliczki albo dokonania wpłaty zryczałtowanego podatku. Dotyczy to zarówno podatników składających deklaracje PIT-5, PIT-51, PIT-52, deklaracji PIT-23 dotyczącej zryczałtowanego 10-proc. podatku dochodowego powstającego w związku ze sprzedażą nieruchomości lub niektórych praw majątkowych, jak również opłacających ryczałt ewidencjonowany lub podatek dochodowy w formie karty podatkowej.
Osoby fizyczne nie zobowiązanych do samodzielnego obliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych lub samodzielnego opłacania go w formach zryczałtowanych, składają zgłoszenie identyfikacyjne w terminie nie później niż wraz ze złożeniem pierwszego, od dnia wejścia w życie ustawy, zeznania rocznego, w terminie przewidzianym do jego złożenia, bez względu na to, kiedy zostanie złożone samo zeznanie, tj. do 30 kwietnia roku poprzedzającego rok podatkowy, którego dotyczy to zeznanie, nawet jeżeli samo zeznanie zostanie złożone wcześniej, np. w styczniu. (zob. art. 6 ust. 7 ustawy o NIP).
Osoby fizyczne, którym płatnik na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie podatkiem dochodowym pobiera zaliczki miesięczne na podatek, zmniejszając je o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej lub dokonują podatnikom rocznego obliczenia podatku, nie dokonując jednak zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika (zob. art. 8 ust. 1 ustawy o NIP).
Aktualny stan prawny ustawy o NIP zobowiązuje do pośredniczenia w składaniu zgłoszenia identyfikacyjnego również płatników pobierających zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia.
Oczywiście obowiązki płatników w tym zakresie odnoszą się jedynie do tych podatników (osób fizycznych), które jeszcze nie posiadają NIP.
Jak podkreślił Minister Finansów w piśmie z 25 kwietnia 1996 r. (nr ON-7- -065-27-GRG/96), część osób fizycznych, wobec których płatnik spełnia wymienione wcześniej warunki, może – lecz nie ma obowiązku – wystąpić o nadanie NIP za pośrednictwem płatnika. Dotyczy to osób, dla których w ustawie o NIP przewidziano wcześniejsze terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego (bez pośrednictwa płatników) i które w związku z powyższym obowiązane są dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego samodzielnie.
Natomiast niektórzy pracownicy nie powinni występować o nadanie NIP samodzielnie, lecz za pośrednictwem swoich zakładów pracy. Odnosi się to do osób, które poza opłacaniem podatku dochodowego wyłącznie na zasadach ogólnych (bez form zryczałtowanych) nie uiszczają (nie są podatnikami) żadnego innego podatku, a jednocześnie w bieżącym roku nie składają zeznania rocznego za rok ubiegły, ponieważ rozliczenia za ten rok dokonuje im zakład pracy.
Płatnicy ci zobowiązani są, po wcześniejszym zaopatrzeniu się w formularze zgłoszeń identyfikacyjnych w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na swoją siedzibę, dostarczyć podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego. (zob. art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o NIP).
Podatnik w terminie 14 dni ma złożyć płatnikowi wypełnione przez siebie zgłoszenie identyfikacyjnyjne. Termin ten liczony jest od dnia otrzymania odpowiedniego formularza (zob. art. 8 ustawy o NIP).
Następnie płatnik, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika, zobowiązany jest przekazać ten formularz urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika (zob. art. 8 ust. 6 ustawy o NIP).
Zgłoszenie identyfikacyjne – Pozostałe podmioty
Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego zobowiązani są do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków (zob. art. 6 ust. 1 ustawy o NIP). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) oraz w art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2004 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 29, poz. 257 i Nr 68, poz. 623).
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, zobowiązani są do złożenia w urzędzie skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy o NIP deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek (np. CIT-2). Dotyczy to również odpowiednio podatników, którzy są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych.
Jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, nie będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, zatrudniające pracowników, zobowiązane są natomiast do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy o NIP, deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Jednocześnie, jeżeli jednostki organizacyjne pozbawione osobowości prawnej nie zatrudniają pracowników, to zobowiązane są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu w ewidencji działalności gospodarczej lub we właściwym rejestrze.
Moment złożenia pierwszej deklaracji określa również termin złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego przez podatników będących wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin. Otóż podatnicy podatków rolnego, leśnego lub od nieruchomości dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej któregokolwiek podatku lub dokonania pierwszej wpłaty jednego z tych podatków (zob. art. 6 ust. 8 ustawy o NIP).
Obowiązki płatników, którzy nie podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy. Tak jak dotychczas dokonywać będą oni zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do której składania obowiązani są jako płatnicy podatków.
Podobnie płatnicy składek ubezpieczeniowych, nie podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu ani jako podatnicy, ani jako płatnicy podatków, zobowiązani są do składania zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego (zob. art. 6 ust. 10 ustawy o NIP).
Jak wskazano już wyżej ustawa z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy – Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125) wprowadziła z dniem 1 stycznia 2004 r. zmianę w ustawie o NIP, dając podatnikom prowadzącym działalność gospodarczą, a podlegającym wpisowi do rejestru przedsiębiorców (poza bezpośrednim trybem zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego) możliwość złożenia zgłoszenie identyfikacyjnego jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców.
Zgłoszenie identyfikacyjne złożone w wyżej wskazanym trybie (wraz z odpisem postanowienia i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców) sąd rejestrowy przekazuje do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (wskazanego przez podatnika) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania tego wpisu do rejestru. Sąd rejestrowy dodatkowo (wraz z wymienionym wyżej zgłoszeniem) przesyła do urzędu skarbowego odpis umowy spółki, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba oraz inne dokumenty złożone przez przedsiębiorcę wraz z wnioskiem o wpis.
Jak już wskazano należy pamiętać, iż podatnicy prowadzący działalność gospodarczą korzystający z możliwości złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego wraz z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców są obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych oraz złożeniem uwierzytelnionej lub urzędowo poświadczonej kopii zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON (art. 5a ust 2 ustawy o NIP). W przypadku jakichkolwiek zmian danych objętych zgłoszeniem podatnicy winni dokonać każdorazowo ich aktualizacji przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego (terminy dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego opisano poniżej).
Informacja o rejestracji VAT-UE
Przystąpienie do Unii Europejskiej spowodowało powstanie nowych obowiązków rejestracyjnych dla podatników, którzy w ramach swojej działalności dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, zarówno dostaw jak i nabyć. Dlatego należy przypomnieć, iż grupa podmiotów o którym mowa w art. 97 ust 1,2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług, zobowiązana jest do złożenia u właściwego w sprawach podatku VAT naczelnika urzędu skarbowego (zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o NIP), wniosku rejestracyjnego VAT-R/UE składanego jako załącznik do zgłoszenia VAT-R, w celu wpisania do rejestru podatników tzw. podatników VAT-UE, którzy będą brać udział w systemie handlu wewnątrzwspólnotowego. Podatnicy ci muszą jednak spełnić określone wymogi zawarte w wyżej wskazanej ustawie.
Aktualizacja danych objętych NIP
Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych tym zgłoszeniem przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego określonego w art. 4 ustawy o NIP (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o NIP).
Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego dokonują aktualizacji nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Podatników podatku dochodowego, w tym zwolnionych od tego podatku, oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które nie są podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, dokonują aktualizacji nie później niż w terminie 30 dni termin od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Termin ten wiązać będzie również m.in. osoby fizyczne samodzielnie obliczające zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych lub samodzielnie opłacające go w formie zryczałtowanej, jak również osoby fizyczne, które nie obliczają samodzielnie zaliczek na podatek dochodowy, ale zobowiązane są do samodzielnego złożenia rocznego zeznania podatkowego. Podatnicy ci zobowiązani są do złożenia właściwemu urzędowi zgłoszenia aktualizacyjnego nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (zob. art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy o NIP).
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika. Płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia. (zob. art. 9 ust. 1a ustawy o NIP).
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizowania danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten obowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.
Osoby fizyczne, którym płatnik dokonuje rocznego obliczenia podatku, mają obowiązek aktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym, również za pośrednictwem płatnika. W takiej sytuacji płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie aktualizacyjne urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika, wraz z rocznym obliczeniem podatku.
Podatnicy podatków rolnego, leśnego oraz podatku od nieruchomości zobowiązani są do aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty jednego z tych podatków (zob. art. 9 ust. 1 pkt. 3 ustawy o NIP).
Aktualizacji danych wymaga również sytuacja, w której podatnikom tracącym zwolnienie od VAT lub rezygnującym z niego zmienia się właściwość urzędu skarbowego. W takim przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku od towarów i usług, wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym, składanym na potrzeby VAT, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. (zob. art. 9 ust. 2 ustawy o NIP).
Aktualizacja danych ewidencyjnych dotyczących podatkowych grup kapitałowych; w tym przypadku zgłoszenie aktualizacyjne składa spółka, wskazana w umowie, która reprezentuje grupę. Powyższy obowiązek jest niezależny od obowiązku aktualizacji danych, ciążącym na każdej ze spółek wchodzących w skład podatkowej grupy kapitałowej (zob. art. 9 ust. 3 ustawy o NIP).
Płatnicy podatków, nie podlegający obowiązkowi aktualizacji danych ewidencyjnych jako podatnicy, zobowiązani są dokonywać zgłoszenia aktualizacyjnego nie później niż w następującym bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek aktualizacji – terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej do składania, której są zobowiązani (zob. art. 9 ust. 4 ustawy o NIP).
Płatnicy składek ubezpieczeniowych zobowiązani są obecnie do aktualizacji danych nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła ich zmiana.
Jak już wskazano wcześniej należy przypomnieć, że w przypadku dokonywania zgłoszenia aktualizacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego, do zgłoszenia dołącza się również uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.
Natomiast podatnicy prowadzący działalność gospodarczą dołączają do zgłoszenia aktualizacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym, a dotyczące zaistniałych zmian, a w szczególności jeśli dotyczą one: wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego, umowy spółki, dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, a także prokury (zob. art. 9 ust. 6 w związku z art. 5 ust. 4a i 4b ustawy o NIP).
Należy nadmienić, że ostatnia nowelizacja ustawy o NIP, rozszerzyła kompetencje Ministra właściwego do spraw finansów publicznych, upoważniając go do określenia, w drodze rozporządzenia trybu przekazywania do urzędów skarbowych zgłoszeń identyfikacyjnych oraz aktualizacyjnych, dokonywanych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, z wykorzystaniem masowych form transmisji danych (zob. art. 10 ustawy o NIP).
Zasady posługiwania się numerami identyfikacji podatkowej
W kontaktach z organami podatkowymi NIP podatnika odgrywa zasadniczą rolę, dlatego też podatnicy zobowiązani są do podawania swojego NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru obowiązane są organy podatkowe lub celne (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o NIP).
Jednocześnie w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać swój NIP na żądanie określonych organów:
· organów administracji rządowej i samorządowej,
· organów kontroli skarbowej,
· przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli,
· banków,
· stronom czynności cywilnoprawnych,
· płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.
Obowiązek ten dotyczy to również płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych, bowiem płatnicy i inkasenci zobowiązani są do żądania od podatników podania NIP, a następnie przekazywania go organom podatkowym.
Podatnicy zobowiązani są również do podawania określonym organom posiadanego przez siebie numeru identyfikacji podatkowej uzyskanego w innym państwie. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, jak i innych podmiotów będących podatnikami na podstawie przepisów prawa polskiego oraz ratyfikowanych umów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną. W kręgu tym znajdują się także podatnicy mający miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd za granicą. Ujawnieniu oprócz numeru służącego identyfikacji dla celów podatkowych podlegają również numery identyfikacyjne dla celów ubezpieczeń społecznych.
Organami uprawnionymi do takiego żądania są: organy podatkowe, organy kontroli skarbowej i jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej, płatnicy podatków oraz organy i instytucje ubezpieczeń społecznych (zob. art. 11 ust. 4 ustawy o NIP).
Ponadto od dnia 1 lipca 2005 roku na podstawie zmiany wprowadzonej ustawą z dnia 18 listopada 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych innych ustaw zgodnie z dodanym art. 11 ust. 4 pkt 5 ustawy o NIP do organów tych zaliczmy również podmioty określone w art. 42 ust. 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), a mianowicie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności osobom określonym w art. 3 ust. 1, z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, a które na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy nie są obowiązane do poboru podatku, o którym mowa w art. 29-30a wskazanej ustawy.
Jednocześnie zgodnie z art. 11 ust. 5 ustawy o NIP faktyczny odbiorca określony w art. 42 c ust 1 i 3 wyżej wymienionej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mający numer identyfikacji podatkowej nadany w państwie miejsca zamieszkania innym niż Rzeczypospolita Polska, jest zobowiązany podawać ten numer podmiotowi wypłacającemu określonemu w art. 42c ust 2 tejże ustawy. Natomiast pomiot wypłacający jest zobowiązany tym przepisem art. 11 ust. 5 ustawy o NIP do żądania takiego numeru i przekazywania go naczelnikowi właściwemu dla opodatkowania osób zagranicznych.
Sukcesja NIP
W tym zakresie obowiązuje zasada, zgodnie z którą NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego (zob. art. 12 ust. 1 ustawy o NIP). Istnieje tu jednak zakres wyjątków od tej zasady, a mianowicie w przypadku :
1. przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy,
2. przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową.
numer identyfikacji podatkowej przechodzi na następcę prawnego.
Należy tu zaznaczyć, iż w obecnym stanie prawnym dla celów identyfikacji podatkowej za przekształcenie, uznaje się również wpis spółki cywilnej do rejestru, ze względu na wielkość osiąganego przychodu netto (zob. art. 12 ust. 1a ustawy o NIP w związku z art. 26 par. 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.). Należy przypomnieć, że spółki cywilne podlegają zgłoszeniu do sądu rejestrowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług w każdym z dwóch kolejnych lat obrotowych osiągnęły równowartość w walucie polskiej co najmniej 400 000 euro (przedsiębiorstwo większych rozmiarów). Z chwilą wpisu do rejestru spółka ta staje się spółką jawną.
Decyzje o nadaniu NIP wygasają z mocy prawa w przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika.
Organy prowadzące ewidencję ludności mają obowiązek do przekazania pisemnej informacji o zgonie urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika (zob. art. 12 ust. 3 ustawy o NIP) w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu.
Rejestr podatników
Urzędy skarbowe gromadzą oraz przechowują dokumentację związaną z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych (zob. art. 13 ust. 1 ustawy o NIP). Dokumentacja ta nie podlega przekazaniu do archiwów państwowych.
Urzędy skarbowe, na wniosek zainteresowanego, tj. podatnika lub płatnika, którzy posługują się takimi numerami, zobowiązane są do potwierdzenia faktu nadania NIP. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, którego potwierdzenie dotyczy, jak i osoba trzecia, mająca interes prawny w złożeniu wniosku. W tym celu składa się wniosek na formularzu NIP-5 , na którym urzędy skarbowe potwierdzają dane zawarte w rejestrze i wymienione na wspomnianym wniosku.
Urzędy skarbowe wydają również duplikaty decyzji o nadaniu NIP, w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału wspomnianej decyzji, jednakże wg stanu na dzień jej wydania, tzn. w przypadku aktualizacji duplikat nie będzie zawierał aktualnych danych. (zob. art. 13 ust. 4 ustawy o NIP).
Należy zaznaczyć, iż funkcjonuje Krajowa Ewidencja Podatników, która służy gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników, jak również porównywaniu danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników z innymi rejestrami urzędowymi w celu ustalenia podatników, którzy naruszyli przepisy ustawy. Dane zawarte w dokumentacji ewidencyjnej do Krajowej Ewidencji Podatników przekazują naczelnicy urzędów skarbowych (zob. art. 14 ust. 3 ustawy o NIP).
Utajnienie danych
Urzędy skarbowe, maja obowiązek zachowania tajemnicy co, do danych zawartych w dokumentacji związanej z nadaniem NIP oraz ich aktualizacją (zob. art. 15 ustawy o NIP). Dane podatników i płatników, objęte tajemnicą skarbową, udostępnia się wyłącznie w związku z prowadzonymi przez określone organy, postępowaniami. Do organów tych należą sądy, prokuratury, organy podatkowe, organy celne, przedstawiciele Najwyższej Izby Kontroli, Policja, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Żandarmeria Wojskowa i Wojskowe Służby Informacyjne.
Jednocześnie jednostki organizacyjne kontroli skarbowej uprawnione są do uzyskania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym jedynie w celu realizacji swoich zadań ustawowych.
Ponadto podmiotem mającym dostęp do danych identyfikacyjnych są komornicy sądowi oraz organy egzekucyjne wymienione w odrębnych przepisach, którzy mają dostęp do tych informacji jedynie w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Uprawnienie takie przysługuje też naczelnym i centralnym organom administracji rządowej w związku z postępowaniem w sprawie udzielenia koncesji bądź zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej.
Dostęp do danych dotyczących NIP przysługuje również służbom statystyki publicznej, a także Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, na zasadach ściśle określonych w odrębnych ustawach.
Generalny Inspektor Informacji Finansowej ma zapewniony dostęp do danych indentyfikacyjnych w celu wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł (zob. art. 15 ustawy o NIP).
Ponadto dostępu do danych, z zakresu NIP, udziela się również podatnikowi w zakresie jego numeru oraz organom prowadzącym urzędowe rejestry na ich wniosek zawierający dane niezbędne do identyfikacji podatników, w związku z realizacją ich zadań ustawowych.
W zakresie nieuregulowanym w art. 15 ustawy o NIP stosuje się art. 294 § 2-5 oraz przepisy działu VIII Ordynacji podatkowej.
Formularze NIP
Ewidencja podatników odbywa się z wykorzystaniem następujących formularzy:
NIP-1
„Zgłoszenie identyfikacyjne /załącznik aktualizacyjny osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą”. Formularz przeznaczony jest dla osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, z wyjątkiem wykonujących tą działalność wyłącznie w formie wolnych zawodów lub uczestniczenia w spółkach cywilnych, jawnych lub komandytowych.
NIP-1/A
„Informacja o przedsiębiorstwie prowadzonym przez osobę fizyczną”. Formularz stanowi wyłącznie załącznik do formularza NIP-1.
NIP-2
„Zgłoszenie identyfikacyjne / załącznik aktualizacyjny osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nie mającej osobowoœci prawnej lub będącego podatnikiem zakładu osoby prawnej”. Formularz przeznaczony dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie mających osobowoœci prawnej i zakładów osoby prawnej będących odrębnymi od osoby prawnej podatnikami.
NIP-2/A
„Informacja o przedsiębiorstwie (także prowadzonym w formie zakładu-oddziału) prowadzonym przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie mającą osobowoœci prawnej”. Formularz stanowi wyłącznie załącznik do formularza NIP-2.
NIP-3
„Zgłoszenie identyfikacyjne / załącznik aktualizacyjny osoby fizycznej nie prowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej”. Formularz przeznaczony dla osób fizycznych nie prowadzących w ogóle działalnoœci gospodarczej, wykonujących wolne zawody, jeżeli ponadto nie prowadzą działalnoœci gospodarczej, oraz wspólników spółek cywilnych, jawnych i komandytowych, jeżeli poza uczestnictwem w tych spółkach nie prowadzą innej działalności gospodarczej.
NIP-5
„Wniosek o potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej”. Formularz przeznaczony dla składającego wniosek o potwierdzenie faktu nadania NIP podmiotowi posługującemu się tym numerem oraz dla urzędu skarbowego odpowiadającego na taki wniosek.
NIP-B
„Informacja o rachunkach bankowych”. Formularz przeznaczony dla podatników składających formularz NIP-1 lub NIP-2, w których zabrakło miejsca na uwzględnienie wszystkich danych w tym zakresie; stanowi wyłącznie załącznik do tych formularzy.
NIP-C
„Informacja o miejscach prowadzenia działalności”. Formularz przeznaczony dla podatników składających formularz NIP-1 lub NIP-2, w których zabrakło miejsca na uwzględnienie wszystkich danych w tym zakresie; stanowi wyłącznie załącznik do tych formularzy.
NIP-D
„Informacja o wspólniku spółki cywilnej, jawnej lub komandytowej”. Formularz przeznaczony dla wspólników wskazanych spółek jako załącznik do formularza NIP-2. Zawiera informacje identyfikacyjne dotyczących wspólników wchodzących do określonej spółki .
Pozostałe Formularze związane z rejestracją podatników
Ewidencja podatników podatku od towarów i usług odbywa się z wykorzystaniem następujących formularzy, te formularze możesz pobrać tu:
Do formularzy tych zaliczyć można m.in:
VAT-R
„Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego”.
VAT-R/UE
„Informacja dotycząca obowiązku podatkowego w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowej”.
Formularz składany jest jako załącznik do formularza VAT-R, przez podatników chcących prowadzić transakcje wewnątrzwspólnotowe w celu wpisania do rejestru podatników VAT-UE.
VAT-Z
„Zgłoszenie o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym”
f: pexels / pixabay